Markenauftritt der Firmenveranstaltung mit LED: Markenfarbe, Stand, Fotopunkt

Bei einer Jahresabschlussfeier, einem Kundentreffen oder einer Produktpräsentation entscheidet sich der Markenauftritt nicht auf der Einladung, sondern daran, was der Gast beim Eintreten sieht. Die meisten Unternehmen versuchen dabei zwei Dinge gleichzeitig zu lösen: Die Marke soll erkennbar und der Raum soll nutzbar sein. Leuchtende Möbel kommen dabei immer häufiger zur Sprache, weil sie den Raum zugleich ordnen und beleuchten — in einem halbdunklen Loft, einer Industriehalle oder einem dunkel angelegten Gala-Saal ist das keine Kleinigkeit. Nur gibt es Dinge, die diese Möbel können, und Dinge, die sie nicht können, und die Enttäuschung entsteht fast immer dort, wo die Grenze zwischen beiden nicht vorher ausgesprochen wurde. In diesem Beitrag gehen wir durch, wie aus dem Markenauftritt eines Unternehmens ein sichtbarer Raum wird: wie es sich mit der Markenfarbe verhält, wie Empfangstheke, Lounge und Fotopunkt aufgebaut werden, was Sie auf einen Messestand mitnehmen, wie viel Vorbereitung es braucht und was der Veranstaltungsort schlicht nicht zulässt.

Markenfarbe: sieben Farben, und was nicht hineinpasst

Der Großteil der Auftraggeber beginnt damit, dass das Licht der Unternehmensfarbe entsprechen müsse. Die ehrliche Antwort lautet: Annähern ja, genau treffen nein. Leuchtende Möbel können sieben feste Farben, die sich per Fernbedienung wechseln lassen, daraus lässt sich also die der Marke nächstliegende auswählen, aber eine individuelle Farbe zu mischen — etwa einen konkreten HEX-Code zu treffen — ist nicht möglich. Das sollten Sie noch vor dem Entwurf mit der Marketingkollegin klären, denn das ist das häufigste Missverständnis. Was die sieben Farben im Gegenzug bieten: Die Fernbedienung schaltet den gesamten Bestand auf einmal um, während des Empfangs kann es also ein zurückhaltenderes Licht geben und während der Party ein kräftigeres, und dafür braucht es weder Dekorateur noch weitere gemietete Requisiten. Mit je Zone unterschiedlicher Farbe wird zudem auch ohne Absperrung eine Grenze sichtbar: Leuchtet der VIP-Bereich in einer anderen Farbe als der öffentliche Raum, bleibt der Gast instinktiv in seinem eigenen. Und auf dem Foto verhält sich die einfarbige, gesättigte Fläche gut, weil sie einen großen, zusammenhängenden Fleck ergibt und keine kleinen Reflexe.

Empfangstheke: die ersten dreißig Sekunden

Die Empfangstheke ist deshalb das wichtigste Element, weil sie dem Eintretenden sagt, wo er die Kollegin ansprechen soll. Die Bartheken eignen sich dafür genau, denn sie sind 109,5–110 cm hoch, leuchten und bieten Stauraum. Das 102 cm breite Element mit oberem Regalboden wiegt 25 kg, läuft mit zwei Akkus zu 5600 mAh, und auf seinem Bord bleiben Namensschild und Flyer ungefähr auf Augenhöhe; dasselbe gibt es auch in einer Ausführung mit seitlichem Stauraum, im gleichen Maß. Das Eckelement mit 70 × 70 cm wiegt 18 kg und verbindet die beiden: Aus dreien entsteht eine fertige L-förmige Empfangszone, an der Sie auf der einen Seite registrieren und auf der anderen sprechen, ohne dass sich beides staut. Wenn eine gerade, breite Theke gebraucht wird, ist das 150 cm lange Element mit unterem Stauraum das längste brauchbare Stück, 34 kg. Bei dieser Länge lassen sich drei bis vier Gäste gleichzeitig bedienen, planen Sie ab hundert Personen deshalb lieber zwei getrennte Thekenstationen als eine längere. Legen Sie den Platz der Theke immer von der Laufrichtung her fest, nicht in der Tiefe des Saals.

Lounge-Zone: wo das längere Gespräch stattfindet

Die Lounge ist keine Dekoration, sondern eine Funktion: Sie ist jene paar Quadratmeter, auf denen ein fünfzehn- bis zwanzigminütiges, ernsteres Gespräch stattfindet, ohne dass jemand dazwischentritt. Unsere größte fertige Einheit dafür ist das VIP-Lounge-Set: ein 177 cm langes gepolstertes Sofa, zwei hohe Sessel mit Rückenlehne und ein großer Tisch mit 160 × 80 cm, zusammen 91 kg — darin können sich vier bis fünf Personen einander zugewandt setzen. Wo dafür nicht genug Platz ist, ist das Sesselpaar mit ovalem Couchtisch der kleinere Bruder: zwei gepolsterte Sessel und ein Tisch mit 85 × 48 × 46 cm, zusammen 48,5 kg. Eines sollten Sie berücksichtigen: Die Platte leuchtet von innen, dünnes Papier wird also durchleuchtet, und neben dem Laptopbildschirm kann farbiges Licht stören. Wenn in der Ecke auch unterschrieben oder mitgeschrieben wird, wählen Sie eine größere Plattenfläche — auf dem großen Tisch mit 160 × 80 cm liegen zwei Mappen nebeneinander, auf einem kleinen runden Tisch nicht. Der Platz der Lounge liegt typischerweise im hinteren Drittel des Saals, vom Hauptweg abgeschirmt.

Fotopunkt und die LED-Wand dahinter

Der Fotopunkt besteht aus zwei Teilen, und die beiden sind nicht dasselbe Produkt. Der Hintergrund ist Sache der LED-Wand, denn sie kann Logo, Beschriftung und Bewegtbild — die Möbel nicht. Unser mietbares Panel arbeitet mit einer stehenden Bildfläche von 64 × 192 cm, ist mannshoch, steht auf einem Rollfuß und lässt sich seitlich aneinanderreihen: von einem Panel bis zu fünf, die größte Zusammenstellung misst 320 × 192 cm mit einem Seitenverhältnis von 16:9. Ein einzelnes Panel wiegt 45 kg, seine Leistungsaufnahme beträgt 0,8 kW, und es läuft über einen Netzanschluss, für den Fotopunkt braucht es also — anders als für die Möbel — eine Stromentnahme. Der Tageslistenpreis des Indoor-P2-Panels beträgt 30.000 HUF netto zzgl. MwSt. pro Panel, also brutto 38.100 HUF; die Anlieferung wird auf Grundlage der tatsächlichen Hin- und Rückstrecke ab Győr mit 200 HUF netto zzgl. MwSt. pro Kilometer berechnet, die Einrichtung vor Ort und die Einweisung sind kostenlos. In den Vorbereich gehört ein leuchtender Cocktailtisch oder ein Hocker, damit der Gast sein Glas abstellen kann, bevor er sich ins Bild stellt. Für einen Fotopunkt im Freien eignet sich die Outdoor-Kabinettausführung P2.5 oder P3 mit 4500–5000 Nit Helligkeit.

Messestand: was Sie mitnehmen und wie viel

Am Stand gilt dieselbe Logik, nur in strengeren Rahmen, denn dort ist jeder Quadratmeter und jeder Stromkreis ein eigener Posten beim Veranstalter. Die Empfangstheke kommt an die zum Gang parallele Kante und nicht in die Tiefe des Standes; die Besprechungsecke ins hintere Drittel, damit der Vorbeigehende nicht hineinsieht. Ab ungefähr neun Quadratmetern ergibt das Sinn: In einer Ecke von sechs Quadratmetern füllt eine Theke schon fast alles aus, über zwölf Quadratmetern passen dagegen Theke und eine getrennte Sitzecke nebeneinander. Zwei Dinge klären Sie vorab mit dem Veranstalter. Das eine ist das Laden: Die Tage lassen sich nicht aneinanderreihen, an jedem Abend muss geladen werden, in vielen Hallen wird nach Schluss aber der Strom an den Ständen abgeschaltet. Das andere ist der nächtliche Abschluss — wenn der Stand offen bleibt, legen Sie die leicht mitzunehmenden kleinen Stücke, etwa den 4,84 kg schweren Sitzwürfel, in einen abschließbaren Bereich. Und beim Hereinbringen ist das Maß der Engpass, nicht das Gewicht: Die Thekenelemente sind zwischen 102 und 150 cm breit, messen Sie deshalb das Innenmaß des Lastenaufzugs vorher aus.

Was eine Markenzone für einen Tag kostet

Der Tagespreis der Miete beträgt 20 Prozent des Bruttoverkaufspreises des Produkts, und daraus lässt sich jeder Posten berechnen. Der eckige Cocktailtisch mit 60 × 60 × 110 cm kostet mit seinem Brutto-Listenpreis von 130.000 HUF pro Tag brutto 26.000 HUF; diese eckige Platte hat den Vorteil, dass sie in einer Reihe aufgestellt einen Gang bildet, in einem großen Raum also den Gästestrom lenkt. Der runde Cocktailtisch mit Ø80 × 110 cm ergibt aus brutto 220.000 HUF pro Tag brutto 44.000 HUF, die 150 cm lange Bartheke aus brutto 290.000 HUF pro Tag brutto 58.000 HUF. Im Set ist es günstiger, denn der Listenpreis des fertigen Sets beträgt 95 Prozent der Summe seiner Bestandteile: Das L-förmige Barthekenset — Element mit oberem Regalboden, Eckelement und Element mit seitlichem Stauraum — kostet brutto 807.500 HUF, also pro Tag brutto 161.500 HUF, gegenüber brutto 170.000 HUF für die drei einzeln gemieteten Elemente. Das VIP-Lounge-Set ergibt aus brutto 1.016.500 HUF pro Tag brutto 203.300 HUF, und der runde Cocktailtisch mit vier kompakten Barstühlen aus brutto 494.000 HUF pro Tag brutto 98.800 HUF. Für mehrere Tage und größere Zusammenstellungen geht ein individuelles, detailliertes Angebot hinaus.

Wie viel Vorbereitung es tatsächlich braucht

Die gute Nachricht ist, dass keine Montage darin steckt: auspacken, an den Platz schieben, einschalten, fertig. Die Planung lässt sich dagegen nicht sparen. Zuerst braucht es die Personenzahl und den Grundriss des Saals, denn daraus ergibt sich, wie viele Stehtische und wie viele Lounge-Inseln so hineinpassen, dass zwischen zwei Tischen anderthalb bis zwei Meter freie Fläche bleiben. Danach kommt das Timing: Der eingebaute Akku ist auf 6–8 Stunden Betrieb ausgelegt, eine Firmen-Jahresabschlussfeier läuft dagegen vom Empfang bis zur Party acht bis zehn Stunden. Das löst man üblicherweise mit zonenweisem Einschalten — während des Empfangs leuchten nur die Eingangszone und die Thekenbahn, die Stücke der Tanzfläche schalten Sie gegen Ende des Dinners ein. Planen Sie das Laden für den Vortag. Bedienpersonal stellen wir für die Möbel nicht, denn es gibt daran auch nichts zu bedienen: einschalten, und die Farbe über die Fernbedienung. Für die LED-Wand sind Einrichtung vor Ort und Einweisung kostenlos, und für eine eintägige Veranstaltung lässt sich ein Techniker anfordern. Stimmen Sie sich aber mit dem Videoteam ab: Der von innen leuchtende Korpus erscheint in der Aufnahme als kräftiger, gesättigter Fleck, und wenn er nahe an die sprechende Person gerät, zieht er den Weißabgleich.

Was Veranstaltungsort und Produkt nicht zulassen

Es gibt zwei Dokumente, die früher entscheiden als der Entwurf. Das eine ist die Hausordnung des Ortes: Viele Hotels und Konferenzzentren schreiben vor, was auf den Boden gestellt werden darf und auf welchem Weg und wann hereingebracht werden kann. Das andere ist die Standbauvorschrift, die Bodenbelastung, Höhe und Brandschutzbedingungen festlegt. Hier kommt zupass, dass es bei den Möbeln keinen Anschluss und keine Leitung auf der Lauffläche gibt — zwei wiederkehrende Einwände fallen damit von vornherein weg. Bei der LED-Wand gibt es sie dagegen: Dort muss ein Stromkreis beantragt und die Kabelführung vorab abgestimmt werden. Von der Produktseite her gibt es drei Grenzen, die im Briefing ausgesprochen gehören. Auf ein gemietetes Stück kommt keine aufgeklebte Beschriftung, denn beim Abziehen nimmt die Oberfläche Schaden, und der Aufkleber würde ohnehin als dunkler Fleck eine Bahn des leuchtenden Korpus verdecken. Eine individuelle Markenfarbe lässt sich nicht mischen, nur die sieben festen Farben. Und das ist kein Bildschirm: Es hat keine Bildfläche, trägt weder Logo noch Produktliste noch Video, und projizieren lässt sich darauf nicht. Bei starkem Tageslicht ist die Wirkung zudem zurückhaltender — richtig zur Geltung kommt es in einem dimmbaren Saal, in einem fensterlosen Loft, in einer Halle und bei einer Abendgala.