Céges rendezvény arculata LED-del: márkaszín, stand, fotópont

Egy évzárón, ügyféltalálkozón vagy termékbemutatón az arculat nem a meghívón dől el, hanem azon, hogy a vendég mit lát, amikor belép. A cégek többsége ilyenkor két dolgot próbál egyszerre megoldani: legyen felismerhető a márka, és legyen használható a tér. A világító bútor ebben azért kerül egyre többször szóba, mert egyszerre rendezi a teret és világítja meg — egy félhomályos loftban, ipari csarnokban vagy sötétre tervezett gálateremben ez nem apróság. Csakhogy vannak dolgok, amiket ez a bútor tud, és vannak, amiket nem, és a csalódás szinte mindig ott keletkezik, ahol a kettő határa nincs előre kimondva. Ebben a cikkben végigmegyünk azon, hogyan lesz a cég arculatából látható tér: mi a helyzet a márkaszínnel, hogyan épül fel a fogadópult, a lounge és a fotópont, mit vigyél standra, mennyi előkészítést igényel, és mi az, amit a helyszín egyszerűen nem enged.

Márkaszín: hét árnyalat, és ami nem fér bele

A megbízók nagy része azzal kezdi, hogy a fénynek egyeznie kell a cég színével. Az őszinte válasz: közelíteni lehet, pontosan egyezni nem. A világító bútor hét fix árnyalatot tud, ezek távirányítóval váltogathatók, tehát ebből lehet kiválasztani a márkához legközelebbit, de egyedi árnyalat kikeverésére — mondjuk egy konkrét HEX-kód eltalálására — nincs mód. Ezt érdemes még a látványterv előtt tisztázni a marketinges kollégával, mert ez a leggyakoribb félreértés. Amit a hét szín cserébe ad: a távirányító az egész készletet egyszerre váltja, tehát a fogadás alatt lehet visszafogottabb fény, a buli alatt élénkebb, és ehhez nem kell se dekoratőr, se újabb bérelt kellék. Zónánként eltérő árnyalattal ráadásul kordon nélkül is látszik egy határ: ha a VIP-rész más színben világít, mint a nyilvános tér, a vendég ösztönösen a sajátján marad. Fényképen pedig az egyszínű, telített felület jól viselkedik, mert nagy, egybefüggő foltot ad, nem apró csillanásokat.

Fogadópult: az első harminc másodperc

A fogadópult azért a legfontosabb elem, mert az mondja meg a belépőnek, hol szólítsa meg a kollégát. A bárpultok erre pontosan jók, mert 109,5–110 cm magasak, világítanak, és tárolnak. A 102 cm-es, felső polcos elem 25 kg, két 5600 mAh-s akkumulátorral megy, és a polcán a névkitűző meg a szórólap nagyjából szemmagasságban marad; ugyanennek van oldalsó tárolós változata is, azonos méretben. A 70 × 70 cm-es sarokelem 18 kg, és ez köti össze a kettőt: a háromból kész L alakú fogadózóna áll össze, ahol az egyik oldalon regisztrálsz, a másikon beszélgetsz, és nem torlódik egymásra a kettő. Ha egyenes, széles pult kell, a 150 cm-es, alsó tárolós elem a legnagyobb hasznos hosszú darab, 34 kg. Ennél a hossznál egyszerre három-négy vendéget lehet kiszolgálni, ezért száz fő fölött inkább két külön pultállomást tervezz, mint egy hosszabbat. A pult helyét mindig a forgalom felől jelöld ki, ne a terem mélyén.

Lounge zóna: ahol a hosszabb beszélgetés megtörténik

A lounge nem dekoráció, hanem funkció: ez az a néhány négyzetméter, ahol egy tizenöt-húsz perces, komolyabb beszélgetés lezajlik anélkül, hogy bárki beleállna. A legnagyobb kész egységünk erre a VIP-lounge szett: egy 177 cm-es párnás kanapé, két magas háttámlás fotel és egy 160 × 80 cm-es nagyasztal, összesen 91 kg — ebben négy-öt ember tud egymás felé fordulva leülni. Ahol ehhez nincs elég hely, ott a fotelpár ovális dohányzóasztallal a kisebb testvér: két párnás fotel és egy 85 × 48 × 46 cm-es asztal, összesen 48,5 kg. Egy dolgot vegyél figyelembe: a lap belülről világít, ezért a vékony papír átvilágít rajta, és a laptop képernyője mellett a színes fény zavaró lehet. Ha a sarokban aláírás vagy jegyzetelés is lesz, válassz nagyobb lapfelületet — a 160 × 80 cm-es nagyasztalon két mappa elfér egymás mellett, egy kis kerek asztalon nem. A lounge helye jellemzően a terem hátsó harmada, a fő forgalmi sávtól takarva.

Fotópont és a mögötte álló LED fal

A fotópont két részből áll, és a kettő nem ugyanaz a termék. A háttér a LED fal dolga, mert az tud logót, feliratot és mozgóképet — a bútor nem. A bérelhető panelünk 64 × 192 cm-es álló képfelülettel dolgozik, embermagasságú, gurulókerekes talpon áll, és oldalirányban sorba köthető: egy paneltől ötig, a legnagyobb összeállítás 320 × 192 cm, 16:9-es képaránnyal. Egyetlen panel 45 kg, a teljesítményfelvétele 0,8 kW, és hálózati csatlakozásról megy, tehát a fotóponthoz — a bútorral ellentétben — áramvétel kell. A beltéri P2-es panel napi listaára 30 000 Ft + áfa panelenként, vagyis bruttó 38 100 Ft; a kiszállítás a Győrtől mért valós oda-vissza távolság alapján 200 Ft + áfa kilométerenként, a helyszíni beállítás és a betanítás pedig díjmentes. Az előtérbe egy világító koktélasztal vagy egy ülőke kívánkozik, hogy a vendégnek legyen hová letennie a poharat, mielőtt beáll a képbe. Szabadtéri fotóponthoz a kültéri, kabinetes P2.5 vagy P3 kivitel való, 4500–5000 nit fényerővel.

Stand kiállításra: mit vigyél és mennyit

Standon ugyanez a logika érvényes, csak szigorúbb keretek között, mert ott minden négyzetméter és minden áramkör külön tétel a szervezőnél. A fogadópult a folyosóval párhuzamos élre kerül, nem a stand mélyére; a tárgyalósarok a hátsó harmadba, hogy a járókelő ne lásson bele. Nagyjából kilenc négyzetmétertől van értelme: egy hat négyzetméteres sarokba egy pult már majdnem mindent kitölt, tizenkét négyzetméter fölött viszont elfér egymás mellett a pult és egy külön ülősarok is. Két dolgot tisztázz előre a szervezővel. Az egyik a töltés: a napokat nem lehet összefűzni, minden este fel kell tölteni, sok csarnokban viszont zárás után lekapcsolják az áramot a standokon. A másik az éjszakai zárás — ha a stand nyitva marad, a könnyen elvihető kis darabokat, például a 4,84 kg-os dobkocka ülőkét, zárható részbe tedd. A behordásnál pedig a méret a szűk keresztmetszet, nem a tömeg: a pultelemek 102 és 150 cm közötti szélességűek, ezért a teherlift belső méretét mérd meg előre.

Mennyibe kerül egy arculatos zóna egy napra

A napi bérleti díj a termék bruttó eladási árának 20 százaléka, és ebből minden tétel kiszámolható. A 60 × 60 × 110 cm-es szögletes koktélasztal bruttó 130 000 Ft-os listaárával napi bruttó 26 000 Ft; ennek a szögletes lapnak az az előnye, hogy sorba állítva folyosót képez, tehát nagy térben szabályozza a vendégáramlást. A Ø80 × 110 cm-es kerek koktélasztal bruttó 220 000 Ft-ról napi bruttó 44 000 Ft, a 150 cm-es bárpult bruttó 290 000 Ft-ról napi bruttó 58 000 Ft. Szettben kedvezőbb, mert a kész szett listaára a tagjai összegének 95 százaléka: az L alakú bárpult-szett — felső polcos elem, sarokelem és oldalsó tárolós elem — bruttó 807 500 Ft, vagyis napi bruttó 161 500 Ft, szemben a három elem külön bérelt 170 000 Ft-jával. A VIP-lounge szett bruttó 1 016 500 Ft-ról napi bruttó 203 300 Ft, a kerek koktélasztal négy kompakt bárszékkel pedig bruttó 494 000 Ft-ról napi bruttó 98 800 Ft. Több napra és nagyobb összeállításra egyedi, tételes ajánlat megy.

Mennyi előkészítés kell valójában

A jó hír, hogy szerelés nincs benne: kicsomagolás, helyre tolás, bekapcsolás, kész. A tervezés viszont nem spórolható meg. Először a létszám és a terem alaprajza kell, mert abból jön ki, hány magas asztal és hány lounge-sziget fér el úgy, hogy két asztal között maradjon másfél-két méter szabad sáv. Utána jön az időzítés: a beépített akkumulátor 6–8 órányi működésre van méretezve, egy céges évzáró viszont fogadástól a buliig nyolc-tíz órán át megy. Ezt zónás bekapcsolással szokás megoldani — a fogadás alatt csak a belépőzóna és a pultsáv világít, a táncteres darabokat a vacsora vége felé kapcsoljátok be. A töltést az előző napra tervezd. Kezelőszemélyzetet a bútorhoz nem biztosítunk, mert nincs is mit kezelni rajta: bekapcsolás, és a szín a távirányítón. A LED falhoz a helyszíni beállítás és a betanítás díjmentes, egynapos rendezvényre pedig kérhető kezelő kolléga. A videós stábbal viszont egyeztess: a belülről világító test a felvételen erős, telített foltként jelenik meg, és ha közel kerül a beszélőhöz, elhúzza a fehéregyensúlyt.

Amit a helyszín és a termék nem enged

Két olyan dokumentum van, ami előbb dönt, mint a látványterv. Az egyik a helyszín házirendje: sok szálloda és konferenciaközpont előírja, mi állhat a padlóra, melyik útvonalon és mikor lehet behozni. A másik a standépítési szabályzat, ami padlóterhelést, magasságot és tűzvédelmi feltételeket rögzít. Itt jön jól, hogy a bútornál nincs bekötés és nincs vezeték a járófelületen — két visszatérő kifogás eleve kiesik a sorból. A LED falnál viszont van: ott áramkört kell igényelni, és a kábelvezetést előre le kell egyeztetni. A termék oldaláról három korlát van, amit érdemes kimondani a briefben. Bérelt darabra ne kerüljön ragasztott felirat, mert a leszedésnél sérül a felület, és a matrica amúgy is sötét foltként takarna ki egy sávot a világító testen. Egyedi márkaárnyalat nem keverhető ki, csak a hét fix szín. És ez nem képernyő: nincs benne képfelület, nem visz logót, terméklistát, videót, nem lehet rá vetíteni. Erős nappali fényben ráadásul visszafogottabb a hatás — igazán tompítható teremben, ablaktalan loftban, csarnokban és esti gálán mutat.