Der Lichtplan einer Veranstaltung Schritt für Schritt

Den Lichtplan verderben die meisten Veranstaltungen genau dort, wo sie ihn beginnen: Jemand wählt einige Leuchten aus und sucht anschließend den Platz und die Steckdose dazu. Ein brauchbarer Lichtplan baut sich umgekehrt auf. Zuerst entscheiden Sie, wo die Menschen stehen und was sie tun werden, daraus ergeben sich die Zonen; aus den Zonen die Lichtebenen; aus den Ebenen die Geräte; und ganz zuletzt erst Strom und Kabel. Diese Reihenfolge ist deshalb wichtig, weil jeder Schritt den nächsten einengt, rückwärts jedoch nicht funktioniert: Eine an den falschen Platz geplante Lichtquelle lässt sich im Nachhinein nicht mit einem Kabel retten. Der folgende Ablauf gilt für eine große Veranstaltung genauso wie für ein Firmenessen mit vierzig Personen, nur der Maßstab ist ein anderer. Das Endergebnis ist ein Blatt, das Techniker, Zeremonienmeister und Fotograf gleichermaßen lesen können.

1. Ortsbesichtigung: was Sie messen und was Sie fotografieren

Gehen Sie zur Besichtigung zu jener Tageszeit, zu der die Veranstaltung stattfinden wird — ein am Vormittag besichtigter Saal verrät nichts darüber, wie er am Abend ist. Messen Sie das Hüllmaß des Saals oder der Fläche, die lichte Höhe und die Lage der Fenster und Türen. Notieren Sie, woher das natürliche Licht kommt und wann es verschwindet. Fotografieren Sie jede Wand und jede Ecke, denn in zwei Wochen werden Sie sich nicht mehr erinnern, wo die Treppe war. Listen Sie die vorhandene Beleuchtung getrennt auf: wie viel davon vorhanden ist, welche Farbe sie hat, ob sie sich in Abschnitte schalten lässt, ob es einen Dimmer gibt und wer sie schaltet. Im Freien sehen Sie sich auch den Boden an: Rasen, Kies, Belag oder Gefälle — das entscheidet, was sich stabil aufstellen lässt. Gehen Sie schließlich den Weg des Einladens vom Parkplatz bis zum Ort ab, denn enges Tor, Treppe und Kieszufahrt bringen eine Veranstaltung öfter zu Fall als die Technik. Bei gemieteten Möbeln ist nicht das Gewicht der Engpass, sondern das Maß: Der leichteste Couchtisch wiegt 3,5 kg, das größte Sofa 35 kg, durch das Tor muss aber die Breite des breitesten Elements passen. Im Zweifel messen Sie die engste Stelle und schreiben sie auf die Notiz zur Besichtigung.

2. Zonen festlegen: Ankunft, Bar, Lounge, Tanzfläche, Fotowand

Eine Zone ist nicht ein Stück des Saals, sondern ein Verhalten. In der Ankunftszone orientiert sich der Gast und gibt seinen Mantel ab, hier muss das Licht Richtung geben: Vom Eingang zum Empfangsbereich sollte die Helligkeit zunehmen, denn Menschen gehen instinktiv auf den helleren Raum zu. An der Bar sollte die Theke im Verhältnis zu ihrer Umgebung der hellste Punkt sein, denn die Theke ist der Orientierungspunkt der Veranstaltung. Die Lounge ist die dunkelste Zone, hier sollte das Licht niedrig arbeiten, auf Tisch- und Sitzhöhe, nicht von oben. Die Tanzfläche ist der einzige Ort, an dem das Licht sich bewegen und wechseln darf, an ihrem Rand braucht es aber eine ruhige Bahn, an der man stehen bleiben kann. Die Foto- oder Hintergrundwand ist ein eigener Fall: Dort braucht es keine Stimmung, sondern gleichmäßiges, gesichtszeichnendes Licht. Zeichnen Sie diese fünf Zonen in einen Grundriss ein, bevor Sie irgendein Gerät auswählen. Als brauchbare Faustregel für die Bemessung gilt, dass um einen Stehtisch von etwa 110 cm 3–4 Gäste bequem stehen, eine Lounge-Garnitur 3–5 Personen aufnimmt und typischerweise ein Drittel der Gäste gleichzeitig sitzt. Zeichnen Sie auch die Wege zwischen den Zonen ein: Führt der Weg zwischen Bar und Tanzfläche durch die Lounge, wird die Lounge nicht funktionieren, weil ständig jemand hindurchgeht.

3. Die drei Lichtebenen: Allgemein, Stimmung, Akzent

Jeder funktionierende Lichtplan besteht aus drei Ebenen, und ein großer Teil der Fehler rührt daher, dass eine davon fehlt. Das Allgemeinlicht ist das Grundniveau: Es macht den Raum, die Treppe, die Theke und den Fluchtweg sichtbar — es ist die Ebene der Sicherheit und der Orientierung. Das Stimmungslicht gibt dem Raum seinen Charakter: Es ist das, was niedrig liegt, warm ist und nicht von der Decke kommt. Und der Akzent sagt, was wichtig ist: die Theke, die Torte, die Bühne, die Fotowand. Wenn Sie nur Allgemeinlicht haben, sieht der Raum wie ein Büro aus. Wenn Sie nur Stimmungslicht haben, findet niemand die Toilette, und die Fotos sind unbrauchbar. Wenn Sie nur Akzente haben, zerfällt der Raum in zusammenhanglose Lichtpunkte. Das praktische Verhältnis ist, dass Sie am Abend die Allgemeinebene auf das Minimum herunterfahren, die Stimmung heraufsetzen und den Akzent genau auf dem lassen, was Sie ansehen möchten.

4. Farbwahl und Markenfarbe: wann sie gewinnt, wann sie zur Falle wird

Farbiges Licht sind zwei vollkommen getrennte Dinge, je nachdem, ob es auf Menschen fällt. Auf eine Fläche, eine Wand oder ein Möbel geworfen funktioniert es hervorragend, und bei einer Firmenveranstaltung liegt es nahe, dass die Markenfarbe den Ton des Raums vorgibt. Auf Menschen gefallen ist gesättigte Farbe dagegen erbarmungslos: Unter rotem und grünem Licht verfärbt sich der Hautton rettungslos, und das können weder Fotograf noch Videograf im Nachhinein wiederherstellen. Die praktische Regel lautet deshalb, dass das auf Gesichter fallende Licht neutral bleibt und die Farbe von Hintergrund, Mobiliar und Flächen getragen wird. Wenn die Markenfarbe das Ziel ist, genügt es, wenn ein oder zwei dominante Elemente des Raums sie tragen — den ganzen Saal einfarbig zu streichen ist selten schön und wirkt auf Fotos billig. Bei den leuchtenden Möbeln lässt sich bei uns per Fernbedienung zwischen sieben Farben wählen, es lohnt sich also, die der Markenfarbe nächstliegende Farbe vorher auszuprobieren und nicht vor Ort zu entscheiden.

5. Timing: Tageslicht, blaue Stunde, Abend

Der Lichtplan ist auch ein zeitlicher Plan, nicht nur ein räumlicher. Tagsüber dominiert das natürliche Licht, und jedes künstliche Gerät bleibt wirkungslos — rechnen Sie dann gar nicht erst mit ihnen. Nach Sonnenuntergang kommt die blaue Stunde, je nach Jahreszeit zwanzig bis vierzig Minuten, in denen künstliches Licht und Himmel gleichrangig sind: Das ist der beste Zeitraum für die Ansicht, das Gruppenbild und die Ortsfotos, darauf muss also das Programm abgestimmt werden und nicht umgekehrt. Danach folgt der tatsächliche Abend, in dem nur noch sichtbar ist, was Sie selbst in den Raum bringen. Schreiben Sie konkrete Uhrzeiten auf das Planblatt: wann alles eingeschaltet wird, wann der Raum vom Bild des Dinners in das Bild der Party wechselt und wer an den Schalter greift. Letztere ist die am häufigsten vergessene Zeile — wenn nicht benannt ist, wer wann umschaltet, wird es niemand tun. Bei akkubetriebenen Geräten hat das Timing noch eine zweite Ebene: Das Laden muss für den Tag vor der Veranstaltung geplant werden, nicht für die letzten Stunden, und ab dem Einschalten läuft die Uhr. Wenn Sie am Nachmittag einschalten, solange es noch hell ist, nehmen Sie das von den Abendstunden weg — schalten Sie bei Einbruch der Dunkelheit ein, nicht früher.

6. Strom und Verkabelung: die teuerste Zeile des Lichtplans

Hier zeigt sich, was der Plan tatsächlich kostet. Gehen Sie durch, wie viele Geräte Netzstrom verlangen, wie viel sie verbrauchen und auf wie viele getrennte Stromkreise sie sich verteilen — ein überlasteter Kreis löst mitten in der Party aus und nimmt nicht nur die Leuchte mit, sondern auch die Beschallung. Im Freien oder an einem Ort ohne Stromentnahme kommt das Aggregat dazu, das laut ist, Kraftstoff verlangt und in der Regel weiter weg steht, als Ihnen lieb ist. Danach kommt die Verkabelung: Jeder Meter Kabel, der durch Gästebereiche läuft, verlangt eine Kabelbrücke oder ein Abkleben, und dennoch bleibt eine Stolpergefahr. Das vernünftige Planungsprinzip lautet, zuerst die Zahl der Punkte zu verringern, die Strom brauchen, und erst danach das Kabel dorthin zu planen. Jedes Gerät, das mit Akku läuft, ist ein Kabel weniger auf dem Boden — und der Boden ist die Fläche, auf der ein großer Teil der Unfälle bei Veranstaltungen geschieht.

7. Was akkubetriebene leuchtende Möbel lösen

Leuchtende Möbel sind deshalb ein starkes Element eines Lichtplans, weil sie zwei Posten zusammenlegen: das Mobiliar und die Lichtquelle, und das ohne Kabel. In unserem Sortiment sind das 45 akkubetriebene Stücke und 23 fertige Sets — Cocktailtisch, Esstisch, Stuhl, Sessel, Sofa, Bartheke, Hocker und die 195 cm lange Relaxliege —, der Korpus besteht aus Polyethylen nach Schutzart IP54, die Farbe lässt sich per Fernbedienung zwischen sieben Farben wechseln, und eine Ladung ergibt laut Hersteller je nach Farbe 6–8 Stunden Licht. Lichtplanerisch deckt das die Stimmungs- und teilweise die Akzentebene ab, und zwar genau auf jener Höhe, auf der am schwersten zu arbeiten ist: auf Tisch- und Sitzhöhe, in der Raummitte, wo es nichts gibt, woran sich eine Leuchte hängen ließe. Das fertige Set ist bei der Miete doppelt nützlich, weil es eine Zone in einem Schritt einrichtet; der Preis des Sets beträgt 95 Prozent des Listenpreises seiner Bestandteile, und der Tagespreis der Miete 20 Prozent des Bruttopreises. Konkret: Eine 150 cm lange leuchtende Bartheke mit unterem Stauraum kostet brutto 290.000 HUF, also brutto 58.000 HUF pro Tag; das Lounge-Ecken-Set mit Modulsofa kostet brutto 665.000 HUF, also brutto 133.000 HUF pro Tag; ein Chill-Set aus vier Sitzwürfeln kostet brutto 237.500 HUF, also brutto 47.500 HUF pro Tag. Für mehrere Tage und größere Zusammenstellungen geht ein detailliertes Angebot hinaus.

8. Wofür es eine LED-Wand braucht

Lichtplan und Bildplan sind nicht dasselbe, und es lohnt sich, sie zu trennen. Leuchtende Möbel geben ein gleichmäßiges, einfarbiges Licht, eine Bildfläche haben sie nicht: Beschriftung, Logo, Programm, Live-Kamerabild und bewegtes Visual lassen sich darauf nicht darstellen. Sobald eines davon gebraucht wird — eine Begrüßungstafel am Eingang, eine Programmansicht im Flur, Markeninhalte am Stand, ein Bühnenhintergrund beim Konzert —, ist dort eine Bildfläche, also eine LED-Wand, die Antwort. Bei uns wird die aus stehenden LED-Posterpanels mit 64 × 192 cm gebaut, von einem bis zu fünf Panels verbunden; einen Listenpreis gibt es für die Indoor-P2-Ausführung, 30.000 HUF netto zzgl. MwSt. pro Panel und Tag, für die übrigen Ausführungen geht ein individuelles Angebot hinaus, weil ihre Einkaufspreise abweichen. Sie verlangt allerdings Netzstrom, muss also für den Kabelplan zurück in den sechsten Schritt geschrieben werden.

Das Planblatt, das Sie übergeben können

Der fertige Lichtplan ist eine einzige Seite mit fünf Spalten. Die erste Spalte ist der Name der Zone, so wie Sie ihn im zweiten Schritt festgelegt haben. Die zweite ist, welche Ebene Sie dorthin bringen: Allgemein, Stimmung, Akzent oder eine Kombination daraus. Die dritte ist das konkrete Gerät und die Stückzahl. Die vierte ist die Zeit: wann eingeschaltet wird, wann gewechselt wird, wann abgeschaltet wird und wer daran greift. Die fünfte ist der Strom: Netz, Aggregat oder Akku — bei Letzterem mit der Anmerkung, wann geladen werden muss. Wenn sich diese fünf Spalten für jede Zeile ausfüllen lassen, ist der Plan fertig und kann an den Veranstaltungsort, den Techniker und den Fotografen übergeben werden. Bleibt eine Zelle leer, liegt dort die Schwachstelle des Plans, und genau sie wird sich am Tag der Veranstaltung zeigen. Wenn Sie für Ihre eigene Veranstaltung nicht wissen, was in die dritte Spalte gehört, schreiben Sie uns Größe des Ortes, Personenzahl und Art des Ereignisses, und wir stellen die Stückliste dafür zusammen.