Diese Seite ist eine Anleitung dafür, wie Sie eine Laufschrift so beschreiben, dass die eingehenden Angebote vergleichbar werden. Sie ist auch dann nützlich, wenn Sie am Ende nicht bei uns bestellen. Am Schluss steht, was wir aus Győr, 600 Kilometer entfernt, liefern und wie wir es in unseren Angeboten aufschlüsseln.
Laufschrift Augsburg — Fertigung, Montage, Angebot
In Augsburg fragen Laufschriften auffällig oft nicht Einzelunternehmer an, sondern Häuser mit einer Beschaffungsordnung: die Universität Augsburg, das Universitätsklinikum, Stadtwerke, Zweckverbände, größere Betriebe im Textilviertel. Dort entscheidet nicht der Geschmack, sondern ein Papier — eine Leistungsbeschreibung, auf die mehrere Anbieter antworten sollen. Und genau dort geht es meistens schief: Weil in der Beschreibung Angaben fehlen, kommen drei Angebote herein, die sich nicht vergleichen lassen, und das billigste kann anschließend am wenigsten. Wir nähern uns dem Thema deshalb von der Ausschreibung her und nicht vom Produkt.
Den Zweck in einem einzigen Satz festhalten
Ohne diesen Satz wird jede Liste beliebig
Schreiben Sie zuerst auf, was das Gerät leisten soll — nicht, wie es aussieht. "Wartende im Foyer sollen die aktuelle Aufrufnummer und Hinweise zu Sprechzeiten sehen" führt zu einer völlig anderen Beschaffung als "Passanten auf der Straße sollen auf wechselnde Angebote aufmerksam werden". Der erste Fall braucht ruhige Darstellung, feine Auflösung und eine Anbindung an ein vorhandenes System. Der zweite braucht Helligkeit, Wetterfestigkeit und große Zeichen. Dieser eine Satz gehört an den Anfang des Dokuments, damit jeder Bieter dieselbe Aufgabe löst.
Die Zeichenhöhe als harte Zahl vorgeben
Nicht "gut lesbar", sondern Zentimeter
Formulierungen wie "ausreichend lesbar" sind nicht prüfbar und führen zu Streit bei der Übergabe. Nennen Sie stattdessen die maximale Leseentfernung und die geforderte Mindesthöhe der Großbuchstaben. Aus beidem ergibt sich die Bauhöhe des Geräts: Eine Zeile mit acht Zentimetern Zeichenhöhe braucht bei unserem Bauteilraster mindestens sechzehn Zentimeter Gerätehöhe, zwei Zeilen entsprechend mehr. Wer stattdessen nur eine Außenabmessung vorgibt, bekommt Angebote mit sehr unterschiedlicher Schriftgröße im selben Gehäuse.
Die Schnittstellen benennen, über die der Text hereinkommt
Wer tippt, und aus welchem Programm
Legen Sie fest, ob der Text von Hand eingegeben wird, aus einem vorhandenen System kommt oder als fertige Datei hinterlegt werden soll. Unsere Geräte nehmen ein laufendes Bildsignal über HDMI an, spielen zeitgesteuerte Programme ab, die per Netzwerkkabel oder USB-Stick eingespielt werden, und sind zusätzlich über WLAN erreichbar. Diese drei Wege haben unterschiedliche Folgen für Ihre IT: Der drahtlose Zugang spart die Datenleitung, muss aber in Ihr Netzkonzept passen. Schreiben Sie deshalb in die Beschreibung, welcher Weg zulässig ist und wer im Haus die Rechte bekommt.
Ersatzteile, Gewährleistung und Verfügbarkeit auflisten
Die Positionen, die im Vergleich am häufigsten fehlen
Verlangen Sie in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich: Anzahl der mitgelieferten Ersatzmodule, Dauer der Gewährleistung, Reaktionszeit im Störungsfall und Nachlieferbarkeit der Bauteile über die Nutzungsdauer. Bei uns liegen Ersatzmodule der Lieferung bei, und die Gewährleistung beträgt ein oder zwei Jahre — die im Einzelfall geltende Frist steht im Angebot. Fehlen diese Punkte im Ausschreibungstext, wird der Bieter sie nicht anbieten, und der Preisvergleich vergleicht Ungleiches.
Montage und Anfahrt getrennt abfragen
Sonst verschwindet die Entfernung im Stückpreis
Fordern Sie die Positionen Lieferung, Montage, Anfahrt und Zulagen als eigene Zeilen an. Bei uns ist das ohnehin die Regel: Von Győr nach Augsburg sind es 600 Kilometer, das ist eine Tagesanreise, und diese Fahrt steht mit ihrem Betrag im Angebot statt im Quadratmeterpreis. Für Sie hat die Trennung einen praktischen Nutzen — bei einer späteren zweiten Anlage am selben Ort sehen Sie sofort, welcher Anteil des Preises noch einmal anfällt und welcher nicht.
Die Angebote auf einer Seite gegenüberstellen
Acht Spalten genügen für eine belastbare Entscheidung
Legen Sie eine einfache Tabelle an: Zeichenhöhe, Zeilenzahl, Rasterweite, Helligkeit, Schutzart, Ersatzteile, Gewährleistung, Anfahrt. Tragen Sie die Angebote spaltenweise ein, und die Lücken springen sofort ins Auge. In der Praxis fällt dabei regelmäßig auf, dass ein besonders günstiges Angebot eine Innenausführung für einen Außenstandort vorsieht oder gar keine Ersatzteile enthält. Diese Tabelle ist der eigentliche Nutzen einer sauberen Beschreibung — sie macht aus drei unvergleichbaren Papieren eine nachvollziehbare Entscheidung.
